Dienstag, 23. Februar 2016 um 9:56 Uhr

Dokumentenverwaltung mit einem Dokumenten Management System (DMS)

Im Zuge der Digitalisierung von Dokumenten oder der Verwaltung bereits in elektronischen Formaten vorhandener Dokumente, taucht immer wieder der Begriff “Dokumentenmanagement” auf. Dieser Begriff bezeichnet die Verwaltung sowohl elektronisch erstellter, als auch digitalisierter Dokumente mithilfe einer speziellen DMS-Software. Eine solche DMS-Software (DMS = document management system) verwaltet die vorhandenen Dokumente anhand gängiger Attribute wie Dateinamen, Dateiendungen, Größen oder auch nach Änderungsdatum. Außerdem stehen zahlreiche Verwaltungsfunktionen zur Bearbeitung auch größerer Datenbestände zur Verfügung. Softwarelösungen für Dokumenten Management System (DMS) werden unter anderem von Unternehmen wie SER angeboten.
Diese dient zum Bearbeiten speziell solcher Dokumente, welche über einen längeren Zeitraum unter der Mitwirkung mehrerer Mitarbeiter entstehen können. Intransparente und fehleranfällige Veränderungen der Dokumente sowie lange Laufwege gehören damit der Vergangenheit an. Ziel der Bearbeitungen einzelner Dokumente ist es stets, eine finale Version zu erzeugen, welche anschließend archiviert werden kann. Hierzu sind jedoch zahlreiche Bearbeitungsschritte und auch Freigaben notwendig, die außerdem von verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt werden müssen. Die DMS-Software unterstützt die Mitarbeiter bei der Verwaltung und den Austausch dieser Dokumente.

 

Funktionen der DMS Software

Im Vordergrund der Software steht das doch recht umfassende Versionsmanagement, welches sogar in der Lage ist, zwischen Hauptversionen und sogenannten Arbeitsversionen zu unterscheiden. Die DMS-Software stellt verschiedene Funktionen sowohl für die sach- als auch für die vorgangsbezogenen Arbeitsprozesse vor. Bei beiden Dokumentenversionen lassen sich sogar unterschiedliche Zugriffsberechtigungen definieren. Nach jeder Bearbeitung eines Dokuments wird automatisch eine neue Version angelegt, sodass vorgenommene Veränderungen sowie Inhalte und Bearbeitungen nicht überschrieben werden. Weiterhin lässt sich festlegen, ob nach der Bearbeitung einer Version eine Hauptversion erstellt wird. Diese Festlegung kann entweder durch den Benutzer selbst oder auch prozessgestützt erfolgen. Diese Verfahrensweise stellt sicher, dass stets der Rückgriff auf eine vorhergehende Dokumentenversion möglich ist. Sollen unveränderliche Versionen der Dokumente zum Archivieren angelegt werden, so ist dies ebenfalls möglich. Mit der DMS-Software lassen sich Vorlagen und auch Anmerkungen bei nicht veränderbaren Formaten wie PDF verwalten. Wie von der Arbeit mit entsprechenden Papierdokumenten gewohnt, lassen sich die Dokumente mit Annotationen wie Kommentaren, Notizzetteln, Stempeln sowie Hinweistexten versehen. Im Gegensatz zu anderen Dokumentenveränderungen sind diese Annotationen jedoch kein fester Bestandteil des Dokumentes, sondern können bei Bedarf jederzeit ausgeblendet werden. Diese Funktion stellt einen erheblichen Vorteil bei den Dokumenten dar, deren Inhalt nicht verändert werden soll. Um die Übersicht zu behalten, wird anhand des Dokumentenmanagements eine gut zu verwaltende Annotationsübersicht erzeugt.

 

Dokumenten intensive Prozesse wie bei Papierdokumenten bearbeiten

Ziel der DMS-Software ist es natürlich, den Benutzer den Umstieg auf das digitale System so einfach wie möglich zu machen. Hierzu stellt das Dokumentenmanagementsystem dem Benutzer sogar gewohnte Hilfsmittel wie beispielsweise Notizzettel, Stempel oder auch Textmarker zur Verfügung, allerdings in elektronischer Form. Dabei werden sämtliche Änderungen in übersichtlicher Listenform angezeigt, sodass die gewünschte Dokumentversion sehr schnell gefunden und aufgerufen werden kann. Sehr praktisch ist auch die optionale Integration der DMS-Software in verschiedene Büroanwendungen von Microsoft, sodass dort zusätzliche Menüs und Dialoge in den Anwendungen bereitstehen. Ohne den Umweg über das Dateisystem oder auch das Öffnen anderer Anwendungen lassen sich so Funktionen zur Bearbeitung oder Erstellung sowie der Versionierung von Dokumenten aufrufen und die entsprechenden Bearbeitungen vornehmen.

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