Mittwoch, 29. April 2020 um 1:08 Uhr

Digitales Zeitalter: So verwaltet man Eingangsrechnungen online

Andrey_Popov/shutterstock.com

Eingangsrechnungen spielen im täglichen Geschäftsleben eine wichtige Rolle und ihre Bearbeitung nimmt viel Zeit in Anspruch. Im digitalen Zeitalter lassen sich diese eingehenden Rechnungen jedoch deutlich einfacher, schneller und effizienter bearbeiten, auswerten und archivieren. Das gelingt über Softwarelösungen und Apps. Wie die digitale Rechnungsverwaltung für kleine, mittelständische oder große Unternehmen nutzbar ist und welche Vorteile sie bietet, das zeigt der folgende Artikel.

So funktioniert die Onlineverwaltung von Eingangsrechnungen

Um alle eingehenden Rechnungen komplett online verwalten zu können, benötigen Unternehmen eine entsprechende Software oder App. Praktischen Zugriff auf alle Eingangsrechnungen bietet beispielsweise das Leistungspaket Pylot Eingangsrechnungen für Unternehmen. Es ist in mehreren Varianten vom günstigen Einstieg für Einzelunternehmer bis hin zum Enterprise-Paket für mittelständische und große Unternehmen erhältlich. Diese Softwarelösung ruft automatisch die Rechnungen von hinterlegten Plattformen wie etwa Energieanbietern, Telekommunikationsanbietern und Onlineshops ab und bietet unbegrenzten Speicherplatz.

Das spart im Arbeitsalltag jede Menge Zeit und vereinfacht die Bearbeitung der aktuellen Rechnungen. Gleichzeitig geraten dadurch keine Rechnungen in Vergessenheit, da diese automatisch in das System einlaufen.

Sollten einzelne Lieferanten oder Geschäftspartner ihre Rechnungen in Papierform an das Unternehmen überstellen, können diese ganz einfach eingescannt und in die digitale Rechnungsverwaltung eingefügt werden. Auf diese Weise lassen sich auch Quittungen und Belege innerhalb kurzer Zeit digitalisieren und speichern. Selbstverständlich handelt es sich dabei um eine GoBD-konforme Ablage aller Belege. Zudem ist eine Synchronisation mit gängiger Buchhaltungssoftware automatisch möglich.

Welche Vorteile hat die digitale Verwaltung von Eingangsrechnungen?

Unternehmen profitieren vor allem durch eine bessere Rechnungskontrolle und eine Einsparung bei der Arbeitszeit von digitalen Lösungen der Rechnungsverwaltung. Digital ist die Archivierung der Rechnungen deutlich schneller und einfacher möglich als in Papierform. Gleichzeitig hat die digitale Speicherung den Vorteil, dass keine Aktenordner zur Archivierung im Unternehmen gelagert werden müssen. Gerade in mittelständischen und großen Unternehmen kann das viel Platz einsparen, der sich wiederum anderweitig nutzen lässt. Alte Rechnungen werden über die Software schnell gefunden und sind jederzeit verfügbar.

Die praktische Synchronisation mit einer Buchhaltungssoftware erleichtert zudem den Eintrag aller Eingangsrechnungen in die Unternehmensbuchhaltung. Hiermit ist auch eine einfachere Weitergabe der relevanten Daten an einen Steuerberater möglich. Gleichzeitig bietet die digitale Verwaltung der eingehenden Rechnungen den Vorteil der einfachen Datenauswertung. Wer als Unternehmer seine Ausgaben aus unterschiedlichen Zeiträumen vergleichen möchte, der kann das mit wenigen Klicks über die Software erledigen.

Bei solchen Übersichten werden schnell Einsparungspotentiale deutlich, mit denen wiederum die Ausgaben des Unternehmens optimiert werden können. Dank einer intuitiven Bedienung ist eine langfristige Einarbeitung in solche Softwarelösungen nicht erforderlich. Stattdessen können Mitarbeiter der Rechnungsstelle oder Buchhaltung die neuen Möglichkeiten der digitalen Verwaltung direkt als Erleichterung ihres Arbeitsalltags nutzen.

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